Política de Copias de Seguridad y Retención

Esta política describe cómo se respaldan los datos de cada institución, cuánto tiempo se conservan y qué pasa con ellos cuando una cuenta se suspende o se da de baja. Es el documento que suele pedir el área de sistemas antes de aprobar la contratación, y el que define la promesa de fondo: suspender el acceso nunca es borrar los datos.

1. Qué se respalda

• La base de datos de cada institución, con inventario, órdenes de trabajo, planes preventivos, checklists, repuestos, proveedores y presupuesto.
• La base central: cuentas de usuario, roles, instituciones y registros de facturación.
• Los archivos cargados: adjuntos de equipos y de órdenes, y planos de ubicación, que viven en disco y no dentro de la base.
• La configuración de la aplicación necesaria para poder restaurar y volver a operar.

Se respaldan todas las instituciones, incluidas las suspendidas por falta de pago.

2. Frecuencia y retención de las copias

El esquema definido es de copias completas con rotación:

• Diarias, conservadas dos semanas.
• Semanales, conservadas dos meses.
• Mensuales, conservadas medio año.

Las copias se almacenan con acceso restringido y con verificación de integridad, para detectar corrupción silenciosa de los archivos.

3. Restauración

La restauración de una copia es una operación manual, ejecutada por el equipo del Prestador a pedido de la institución o ante un incidente. Se restaura la institución afectada sin interrumpir a las demás, porque cada una tiene su propia base.

4. Exportación por la propia institución

Con independencia de los respaldos del Prestador, cada institución puede exportar en cualquier momento su inventario, sus órdenes de trabajo y sus reportes en PDF y planilla de cálculo, desde la propia plataforma y sin autorización previa. Es la vía recomendada para conservar una copia propia.

5. Qué pasa cuando se da de baja una cuenta

• Suspensión (por falta de pago o a pedido): se corta el acceso a la plataforma. Los datos permanecen intactos.
• Retención: los datos se conservan al menos 90 días desde la baja, para permitir la reactivación o la exportación.
• Eliminación: transcurrido ese plazo, la eliminación es una acción manual y deliberada del Prestador. No hay borrado automático por falta de pago.
• La institución puede pedir por escrito la eliminación anticipada de sus datos.

Las copias de respaldo ya generadas caducan por rotación: un dato eliminado desaparece definitivamente cuando vence la última copia que lo contiene, según los plazos de la sección 2.

6. Incidentes y pérdida de datos

Ante un incidente que implique pérdida o indisponibilidad de datos, el Prestador informará a las instituciones afectadas el alcance, la última copia disponible y el plan de recuperación.

7. Contacto

Consultas sobre respaldos, restauración o eliminación de datos: [email protected].